Πρυτανική πράξη: Λήψη μέτρων και παροχή οδηγιών για τη λειτουργία της διοίκησης και των διοικητικών υπηρεσιών του Ι.Π. για τον περιορισμό της διάδοσης του κορωνοϊου covid-19

Δημοσίευση: 16-03-2020 20:17 | Προβολές: 1645

ΠΡΥΤΑΝΙΚΗ ΠΡΑΞΗ

ΛΗΨΗ ΜΕΤΡΩΝ ΚΑΙ ΠΑΡΟΧΗ ΟΔΗΓΙΩΝ ΓΙΑ ΤΗ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ ΤΗΣ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΚΑΙ ΤΩΝ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΤΟΥ ΙΟΝΙΟΥ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟΥ ΓΙΑ ΤΟΝ ΠΕΡΙΟΡΙΣΜΟ ΤΗΣ ΔΙΑΔΟΣΗΣ ΤΟΥ ΚΟΡΩΝΟΪΟΥ COVID-19

Καθ’ όλη τη διάρκεια ισχύος των εκτάκτων μέτρων περιορισμού της διάδοσης του Κορωνοϊού Covid-19, η Διοίκηση και οι Διοικητικές Υπηρεσίες του Πανεπιστημίου θα λειτουργούν σύμφωνα με τους παρακάτω κανόνες, εφόσον δεν ανακοινωθούν από τις αρμόδιες αρχές νέα μέτρα:

Τα μέλη της εν γένει πανεπιστημιακής κοινότητας του Ιονίου Πανεπιστημίου θα επικοινωνούν με όλες τις υπηρεσίες του Ιδρύματος, μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή τηλεφωνικά. Μόνο σε ειδικές περιπτώσεις επιτρέπεται η δια ζώσης επικοινωνία με τις υπηρεσίες και πάντα μετά από τηλεφωνική συνεννόηση. Οι υπηρεσίες οφείλουν να απαντούν στα ηλεκτρονικά μηνύματα εντός των χρονικών ορίων που ο νόμος ορίζει ή απαιτεί η κατά περίπτωση εξέταση του κάθε αιτήματος/ζητήματος.
Η κατάθεση εγγράφων στο πρωτόκολλο θα γίνεται με ηλεκτρονικά μέσα. Στις περιπτώσεις που αυτό δεν είναι εφικτό, τότε η κατάθεση των εγγράφων θα γίνεται εντός του χώρου του πρωτοκόλλου από ένα μόνο άτομο τη φορά, το οποίο θα βρίσκεται σε απόσταση ενός τουλάχιστον μέτρου από τον αρμόδιο υπάλληλο.
Ποσοστό έως 60% του αριθμού των υπαλλήλων κάθε τμήματος διοικητικής υπηρεσίας δύναται να εργάζεται εξ αποστάσεως. Ο ακριβής αριθμός και οι υπάλληλοι που εργάζονται εξ αποστάσεως καθορίζονται εβδομαδιαίως από τον Προϊστάμενο της εκάστοτε Διεύθυνσης ή τον Προϊστάμενο αυτοτελούς Τμήματος, λαμβάνοντας υπόψη τα εγκεκριμένα αιτήματα αδειών ειδικού σκοπού ή μειωμένου ωραρίου απασχόλησης, τη φύση της εργασίας κάθε υπαλλήλου, τις προτεραιότητες και τα επείγοντα της υπηρεσίας, τα θέματα υγείας και την ένταξη σε ευάλωτες ομάδες και τη δυνατότητα πρόσβασης σε ηλεκτρονικά μέσα από τον τόπο διαμονής κάθε υπαλλήλου.
Καθ’ όλη τη διάρκεια του ωραρίου τους οι υπάλληλοι που εργάζονται εξ αποστάσεως πρέπει να είναι άμεσα προσβάσιμοι, μέσω σταθερού τηλεφώνου, ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ομάδας σε ηλεκτρονική εφαρμογή που επιτρέπει σύγχρονη επικοινωνία με ήχο και βίντεο. Οι ομάδες στις ηλεκτρονικές εφαρμογές καθορίζονται και δημιουργούνται από τον προϊστάμενο κάθε τμήματος ανάλογα με την οργάνωση και τη διάρθρωσή του. Σε όλες τις ομάδες συμμετέχει ο προϊστάμενος του τμήματος. Αδυναμία επικοινωνίας κατά τα ανωτέρω μέσα κατά τη διάρκεια του ωραρίου απασχόλησης κάθε υπαλλήλου, αποτελεί αδικαιολόγητη απουσία από την εργασία. Στο τέλος κάθε εβδομάδας οι προϊστάμενοι των τμημάτων κοινοποιούν στη Δ/νση Διοικητικών Υπηρεσιών και στο Γραφείο του Πρύτανη το πρόγραμμα των υπαλλήλων, που θα εργάζονται εξ αποστάσεως, την αμέσως επόμενη εβδομάδα, το ωράριο εργασίας κάθε υπαλλήλου, τον αριθμό του σταθερού τηλεφώνου και τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα οποία αυτός είναι προσβάσιμος.
Στους υπαλλήλους που εργάζονται εξ αποστάσεως ανατίθενται συγκεκριμένα καθήκοντα, τα οποία είναι προσαρμοσμένα στην εξ αποστάσεως εργασία, όπως η απάντηση σε ηλεκτρονικά μηνύματα, η σύνταξη και επεξεργασία κειμένων (π.χ. διακηρύξεις, διοικητικά έγγραφα), μέσω ηλεκτρονικών εφαρμογών γραφείου, η ηλεκτρονική αναζήτηση και επεξεργασία πληροφορίας, αρχείων, εγγράφων και τεκμηρίων, η ανάπτυξη εφαρμογών. Η επεξεργασία και η διακίνηση των εγγράφων γίνεται είτε μέσω των πληροφοριακών συστημάτων και εφαρμογών που διαθέτουν οι υπηρεσίες και το Πανεπιστήμιο είτε μέσω αποθηκευτικού νέφους που κάθε τμήμα δημιουργεί με τα τρέχοντα αρχεία του. Σε ειδικές περιπτώσεις χρησιμοποιείται και το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Επίσης, οι υπάλληλοι που εργάζονται εξ αποστάσεως, μέσω της εφαρμογής σύγχρονης επικοινωνίας με ομιλία και βίντεο, την οποία χρησιμοποιεί η ομάδα στην οποία ανήκουν, συνεργάζονται με τους συναδέλφους τους που βρίσκονται στις εγκαταστάσεις του Πανεπιστημίου για την ορθή και έγκαιρη διεκπεραίωση των εργασιών της αρμοδιότητάς τους.
Ειδικά για την Τεχνική Υπηρεσία και τον ΕΛΚΕ, το ποσοστό των υπαλλήλων που εργάζονται εξ αποστάσεως δεν μπορεί να υπερβαίνει το 35% της δύναμης κάθε τμήματος.
Δεν εφαρμόζεται η εξ αποστάσεως εργασία στο προσωπικό της φύλαξης, στο προσωπικό της καθαριότητας, στο προσωπικό της Διεύθυνσης Πληροφορικής και Δικτύων. Για το ως άνω προσωπικό εφαρμόζεται μόνο το μέτρο αδειών ειδικού σκοπού ή μειωμένου ωραρίου απασχόλησης, καθώς και οι λόγοι υγείας και ένταξης σε ευάλωτες ομάδες.
Συγκροτούμε Ανώτατη Επιτροπή Αντιμετώπισης του Κορωνοϊού στο Ιόνιο Πανεπιστήμιο, για όσο διάστημα ισχύουν τα ειδικά μέτρα, αποτελούμενη από τον Πρύτανη, τους Αναπληρωτές Πρύτανη, τον Πρόεδρο του Συμβουλίου Ένταξης, τους Κοσμήτορες και τον Συντονιστή των Διοικητικών Υπηρεσιών του Ι.Π.
Συγκροτούμε Επιτροπή Οργάνωσης και Υποστήριξης της εξ αποστάσεως εκπαίδευσης και εργασίας, για όσο διάστημα ισχύουν τα ειδικά μέτρα, αποτελούμενη από τον Αναπληρωτή Πρύτανη Ακαδημαϊκών, Διοικητικών Υποθέσεων και Προσωπικού, τον Αναπληρωτή Πρύτανη Οικονομικού Προγραμματισμού και Ανάπτυξης, τον Αναπλ. Καθ. Ε. Μάγκο, τον Επικ. Καθ. Κ. Χωριανόπουλο και την προϊσταμένη της Διεύθυνσης Πληροφορικής κα Δικτύων.
Τίθεται στη διάθεση της ως άνω Επιτροπής, όλο το προσωπικό της Διεύθυνσης Πληροφορικής και Δικτύων και όλο το διοικητικό, εργαστηριακό και τεχνικό προσωπικό, με κάθε είδους απασχόληση, όλων των ακαδημαϊκών και διοικητικών μονάδων που εξειδικεύεται στον τομέα της πληροφορικής, των επικοινωνιών και των ψηφιακών μέσων, η οποία και του αναθέτει καθήκοντα. Εντός δύο ημερών από την ανάρτηση της παρούσας Πράξης στη Διαύγεια όλες οι διοικητικές και ακαδημαϊκές μονάδες ενημερώνουν τον Αντιπρύτανη Οικονομικών, Προγραμματισμού και Ανάπτυξης για το προσωπικό που διαθέτουν στην ως άνω κατηγορία, τη σχέση απασχόλησής τους, τα καθήκοντά τους, καθώς και για τα στοιχεία επικοινωνίας με το προσωπικό αυτό.
Όλα τα Συλλογικά Όργανα του Ιδρύματος και οι Επιτροπές λειτουργούν κανονικά και οι συνεδριάσεις τους πραγματοποιούνται αποκλειστικά εξ αποστάσεως με χρήση των πιστοποιημένων εφαρμογών τηλεδιάσκεψης που διαθέτει το Ίδρυμα.