Πρόσκληση εκδήλωσης ενδιαφέροντος για την προμήθεια έντυπων ελληνικών και ξενόγλωσσων βιβλίων, ηλεκτρονικών βιβλίων, οπτικοακουστικού υλικού, παρτιτούρων

1. ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ

2. ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΠΡΟΜΗΘΕΙΑΣ

Αντικείμενο της πρόσκλησης αποτελεί η προμήθεια έντυπων βιβλίων ελληνικών και ξένων εκδοτικών οίκων, ηλεκτρονικά βιβλία, οπτικοακουστικό υλικό και παρτιτούρες του Παραρτήματος Α: «ΚΑΤΑΛΟΓΟΣ ΥΛΙΚΟΥ». Η ζητούμενη ποσότητα είναι ένα τεμάχιο ανά τίτλο, εκτός εάν ορίζεται διαφορετικά.

Η Βιβλιοθήκη διατηρεί το δικαίωμα τροποποίησης του καταλόγου με προσθήκη ή αφαίρεση τίτλων, καθώς και τον αριθμό των αντιτύπων μέχρι την υπογραφή της σύμβασης, δεδομένου ότι η αύξηση δεν θα ξεπεράσει το προϋπολογιζόμενο κόστος της δαπάνης.

3. ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ

Ο συνολικός προϋπολογισμός της δαπάνης ανέρχεται στο ποσό των € 18.678,94 μη συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ, δηλ. € 20.270 συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ, ήτοι
Ομάδα Α - Ελληνικά βιβλία: € 1.226,42 μη συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ, δηλ. € 1.300 συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ 6%,
Ομάδα Β - Ξενόγλωσσα βιβλία: € 13.396,23 μη συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ, δηλ. € 14.200 συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ 6%.
Ομάδα Γ - Ηλεκτρονικά βιβλία: € 2.419,34 μη συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ, δηλ. € 3.000 συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ 24%,
Ομάδα Δ - Οπτικοακουστικό υλικό: € 193,55 μη συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ, δηλ. € 240 συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ 24%,
Ομάδα Ε – Παρτιτούρες: € 1.443,40 μη συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ, δηλ. € 1.530 συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ 6%.
Η δαπάνη θα καλυφτεί από τον τακτικό προϋπολογισμό οικονομικού έτους 2021 του Ιονίου Πανεπιστημίου.

4. ΥΠΟΒΟΛΗ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ

Οι προσφορές υποβάλλονται ηλεκτρονικά υπόψη του υπεύθυνου παραγγελιών της Βιβλιοθήκης κ. Νίκου Αναστασίου, στην ηλεκτρονική διεύθυνση nick@ionio.gr και θα γίνονται δεκτές μέχρι τη Δευτέρα 6 Σεπτεμβρίου 2021 και ώρα 11.00 π.μ.

Οι προσφορές πρέπει να φέρουν τον λογότυπο του ενδιαφερομένου και απαραιτήτως πρέπει να περιλαμβάνει τα εξής στοιχεία:

Επωνυμία, Α.Φ.Μ. / Δ.Ο.Υ., Διεύθυνση, Αριθμό τηλεφώνου, Για την: «Προμήθεια ελληνικών και ξενόγλωσσων βιβλίων, ηλεκτρονικών βιβλίων, οπτικοακουστικού υλικού και παρτιτούρων της Βιβλιοθήκης και Κέντρου Πληροφόρησης του Ιονίου Πανεπιστημίου», Κόστος: το ποσό των € ……………… (αναφέρεται αριθμητικώς το ποσό ανά τίτλο, είδος και συνολικά συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ, προσφερόμενα τεμάχια), Υπογραφή και σφραγίδα.

Οι ενδιαφερόμενοι μπορούν να υποβάλουν προσφορά για το σύνολο του υλικού του καταλόγου ή για μέρος αυτού, υποχρεωτικά όμως για μία τουλάχιστον εκ των πέντε ομάδων (Ομάδα Α: Ελληνικά βιβλία, Ομάδα Β: Ξενόγλωσσα βιβλία, Ομάδα Γ: Ηλεκτρονικά βιβλία, Ομάδα Δ: Οπτικοακουστικό υλικό, Ομάδα Ε: Παρτιτούρες) που περιλαμβάνονται στα λογιστικά φύλλα του Παραρτήματος Α.

Οι οικονομικές προσφορές πρέπει να έχουν συμπληρωμένες τις προβλεπόμενες στήλες – τιμή σε ευρώ προ ΦΠΑ και με ΦΠΑ – στα συνημμένα ηλεκτρονικά λογιστικά φύλλα (Excel) για κάθε προσφερόμενο τίτλο. Σε περίπτωση μη προσφερόμενου τίτλου πρέπει να συμπληρώνεται η κατάλληλη αιτιολογία στη στήλη Παρατηρήσεις. Στο τέλος κάθε ομάδας, στο αντίστοιχο φύλλο Excel, πρέπει να συμπληρώνεται το συνολικό ποσό σε ευρώ προ ΦΠΑ, το συνολικό ποσό σε ευρώ με ΦΠΑ, καθώς και ο αριθμός των προσφερόμενων τίτλων. Χειρόγραφη ή μη διαχειρίσιμη ηλεκτρονικά προσφορά δεν θα γίνει δεκτή.

5. ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΑ ΣΥΜΜΕΤΟΧΗΣ

Οι ενδιαφερόμενοι μαζί με την προσφορά τους πρέπει να υποβάλουν ηλεκτρονικά και ταχυδρομικά:

1. Απόσπασμα ποινικού μητρώου. Η υποχρέωση αφορά ιδίως: αα) στις περιπτώσεις εταιρειών περιορισμένης ευθύνης (Ε.Π.Ε.) και προσωπικών εταιρειών (Ο.Ε. και Ε.Ε.), τους διαχειριστές, ββ) στις περιπτώσεις ανωνύμων εταιρειών (Α.Ε.), τον Διευθύνοντα Σύμβουλο, καθώς και όλα τα μέλη του Διοικητικού Συμβουλίου (περ. α, παρ. 2 του άρθρου 80 του Ν.4412/2016),

2. Φορολογική ενημερότητα (περ. β, παρ. 2 του άρθρου 80 του Ν.4412/2016),

3. Ασφαλιστική ενημερότητα (περ. β, παρ. 2 του άρθρου 80 του Ν.4412/2016).

6. ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ

Κριτήριο κατακύρωσης είναι η πλέον συμφέρουσα από οικονομική άποψη προσφορά. Οι τιμές να δίνονται κατά προτίμηση για χαρτόδετες εκδόσεις όσον αφορά τα βιβλία.

Κατακύρωση γίνεται στον προμηθευτή του οποίου η προσφορά είναι αποδεκτή με βάση τους καθοριζόμενους ουσιώδεις όρους, που προσφέρει τη χαμηλότερη τιμή σύγκρισης.

Ανάλογα με τις προσφορές μπορεί να αναδειχθούν ένας ή περισσότεροι ανάδοχοι. Δηλ. ένας για το σύνολο της προμήθειας ή περισσότεροι, εφόσον διαφορετικές προσφορές μειοδοτούν σε κάθε ομάδα υλικού.

Ισότιμες θεωρούνται οι προσφορές με την αυτή ακριβώς τιμή σύγκρισης στους ίδιους τίτλους, που είναι σύμφωνες με τους όρους της παρούσας πρόσκλησης.

Με την κατακύρωση, θα υπογραφεί σύμβαση ανάμεσα στο Ιόνιο Πανεπιστήμιο και τον ανάδοχο.

7. ΧΡΟΝΟΣ ΚΑΙ ΤΟΠΟΣ ΠΑΡΑΔΟΣΗΣ

Ο Προμηθευτής αναλαμβάνει να προωθήσει προς εκτέλεση την παραγγελία με την υπογραφή της σύμβασης το αργότερο σε 3 (τρεις) ημέρες από αυτήν, υποχρεούται δε να αναφέρει εγγράφως στη Βιβλιοθήκη ότι εκτέλεσε όλες τις παραγγελίες. Ως μέγιστο χρονικό διάστημα παράδοσης του υλικού στη Βιβλιοθήκη ορίζεται η 1η Δεκεμβρίου 2021.

Η παράδοση των βιβλίων θα γίνει στο κτίριο της Κεντρικής Βιβλιοθήκης του Πανεπιστημίου, και στην διεύθυνση ΙΟΝΙΟ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ, ΚΕΝΤΡΙΚΗ ΒΙΒΛΙΟΘΗΚΗ, ΙΩΑΝΝΟΥ ΘΕΟΤΟΚΗ 72 - 491 32 ΚΕΡΚΥΡΑ, υπόψη: κ. Νίκου Αναστασίου.

8. ΕΙΔΙΚΟΙ ΟΡΟΙ

Η ζητούμενη ποσότητα είναι ένα τεμάχιο ανά τίτλο, εκτός εάν ορίζεται διαφορετικά.

Η αποστολή των φυσικών τεκμηρίων προς τη Βιβλιοθήκη θα γίνεται με την μέριμνα και την ευθύνη του αναδόχου. Τα έξοδα αποστολής, ανεξάρτητα από τη χώρα προέλευσης, θα βαρύνουν εξ ολοκλήρου τον ανάδοχο.

Ο προμηθευτής οφείλει να ενημερώνει τη Βιβλιοθήκη για οποιαδήποτε καθυστέρηση τεκμηρίου, καθώς και για τις δικές του σχετικές ενέργειες, εφόσον του ζητηθεί.

Σε περίπτωση αποστολής φθαρμένων, ακατάλληλων ή κακέκτυπων τεκμηρίων, ο ανάδοχος είναι υποχρεωμένος να τα αντικαταστήσει με δικά του έξοδα εντός του χρονικού πλαισίου της σύμβασης. Το αυτό ισχύει και σε περίπτωση απώλειας τεκμηρίων.

Ο ανάδοχος υποχρεούται να αποστέλλει στη Βιβλιοθήκη, μαζί με κάθε παράδοση τεκμηρίων, ενημερωτική αναλυτική κατάσταση των έντυπων βιβλίων, του οπτικοακουστικού υλικού ή των παρτιτούρων (συγγραφέας, τίτλος, στοιχεία παραγγελίας) που έχουν παραδοθεί.

Η προμήθεια των ηλεκτρονικών βιβλίων πρέπει να γίνει με άδεια για ακαδημαϊκή χρήση και δικαιώματα πρόσβασης στο διηνεκές (perpetual rights) και χωρίς περιορισμό στον αριθμό των ταυτόχρονων χρηστών που θα μπορούν να έχουν πρόσβαση μέσα από το Πανεπιστήμιο ή μέσω vpn.

Τα τιμολόγια του αναδόχου θα συνοδεύονται απαραίτητα από τα τιμολόγια των εκδοτών. Η τιμή χρέωσης του εκδότη πρέπει να είναι σύμφωνη με τους επίσημους τιμοκαταλόγους (έντυπους και ηλεκτρονικούς).

Σε περίπτωση που οι παραγγελίες του υλικού δεν μπορούν να εκτελεστούν για διάφορους λόγους (εξαντλημένα, υπό έκδοση κλπ.), ο ανάδοχος υποχρεούται να ενημερώσει εγγράφως τη Βιβλιοθήκη.

Παρακαλούμε να ενημερωθείτε πλήρως από τα συνημμένα αρχεία.

Απαντήσεις σε ερωτήσεις υποψηφίων:

• Παρατηρήσαμε ότι για κάποιους τίτλους μπορεί να μην υπάρχει διαθεσιμότητα άδειας χρήσης για απεριόριστους ταυτόχρονους χρήστες είτε λόγω περιορισμών DRM (Digital Rights Management) που επιβάλλονται από τους εκδοτες είτε και άλλους λόγους. Μπορείτε να μας διευκρινίσετε εάν μπορεί να προσφερθεί εναλλακτικά άδεια χρήσης για 1 ταυτόχρονο χρήστη, πάντα βέβαια υπό την προϋπόθεση ότι η εν λόγω προσφερόμενη άδεια αφορά πρόσβαση στο διηνεκές για ακαδημαϊκό ίδρυμα;

Εφόσον ο εκδότης του ηλεκτρονικού βιβλίου δεν διαθέτει άδεια χρήσης για απεριόριστους ταυτόχρονους χρήστες και είναι επαρκώς τεκμηριωμένο στην προσφορά, θα γίνονται δεκτές προσφορές με άδεια για έναν ταυτόχρονο χρήστη.

• Σχετικά με τον όρο:
  "Τα τιμολόγια του αναδόχου θα συνοδεύονται απαραίτητα από τα τιμολόγια των εκδοτών. Η τιμή χρέωσης του εκδότη πρέπει να είναι σύμφωνη με τους επίσημους τιμοκαταλόγους (έντυπους και ηλεκτρονικούς)". Αναφέρουμε ότι λόγω του ότι η εταιρία μας παραγγέλνει για διάφορα ιδρύματα, ένα τιμολόγιο αγοράς μπορεί να περιλαμβάνει και άλλες παραγγελίες. Ως εκ τούτου, δεν παρέχουμε τιμολόγια εκδοτών.  Παρακαλούμε όπως μας αποσαφηνίσετε ότι αυτό θα είναι αποδεκτό από το ίδρυμα σε περίπτωση που είμαστε μειοδότρια εταιρία για κάποιους από τους τίτλους.

Δεδομένου ότι οι προσφορές δεν βασίζονται σε ποσοστό έκπτωσης ή προσαύξησης επί της τιμής του εκδότη, ο όρος αυτός μπορεί να παρακαμφθεί.

• Όπως αναγράφετε στην παράγραφο 4, «Οι προσφορές υποβάλλονται ηλεκτρονικά υπόψη του υπεύθυνου παραγγελιών της Βιβλιοθήκης κ. Νίκου Αναστασίου, στην ηλεκτρονική διεύθυνση nick@ionio.gr και θα γίνονται δεκτές μέχρι τη Δευτέρα 6 Σεπτεμβρίου 2021 και ώρα 11.00 π.μ.». Παράλληλα ωστόσο, στην παράγραφο 5 τονίζετε πως «Οι ενδιαφερόμενοι μαζί με την προσφορά τους πρέπει να υποβάλουν ηλεκτρονικά και ταχυδρομικά:…». Παρακαλώ όπως διευκρινίσετε τι ακριβώς ισχύει, εάν η προσφορά υποβάλλεται υποχρεωτικά τόσο ηλεκτρονικά όσο και ταχυδρομικά, καθώς και εάν ισχύει η ίδια προθεσμία τόσο για την ηλεκτρονική όσο και για την ταχυδρομική υποβολής της προσφοράς.

Η προσφορά υποβάλλεται ηλεκτρονικά. Ωστόσο στην παράγραφο 5, που αφορά στα «Δικαιολογητικά συμμετοχής», η πρόσκληση αναφέρει ότι ΤΑ ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΑ υποβάλλονται ηλεκτρονικά και ταχυδρομικά. Η προθεσμία ισχύει τόσο για την ηλεκτρονική κατάθεση όσο και για την ταχυδρομική με αποδεικτικό σφραγίδας ταχυδρομείου ή ταχυμεταφορικής.

• Στην παράγραφο 6, αναφέρετε πως «Κριτήριο κατακύρωσης είναι η πλέον συμφέρουσα από οικονομική άποψη προσφορά. Οι τιμές να δίνονται κατά προτίμηση για χαρτόδετες εκδόσεις όσον αφορά τα βιβλία… Ανάλογα με τις προσφορές μπορεί να αναδειχθούν ένας ή περισσότεροι ανάδοχοι. Δηλ. ένας για το σύνολο της προμήθειας ή περισσότεροι, εφόσον διαφορετικές προσφορές μειοδοτούν σε κάθε ομάδα υλικού.». Συνεπώς, είναι ασφαλές να τεκμαρθεί πως η ανάθεση της προμήθειας θα εκτελεστεί ανά ομάδα υλικού και όχι ανά τίτλο βιβλίου, κάτι που θα παρακαλούσαμε να επιβεβαιώσετε. Ωστόσο, όπως αντιλαμβάνεστε, δεδομένου πως ο εκάστοτε προμηθευτής είναι ελεύθερος να προσφέρει όσους τίτλους εκ των ζητηθέντων επιθυμεί, γεννούνται ερωτήματα αναφορικά με το πως ακριβώς θα εκτελεστεί η σύγκριση και αντιπαραβολή των  προσφορών, οι οποίες θα είναι αυτονόητα ανόμοιες. Απλούστερα, εάν π.χ. ο προμηθευτής Α προσφέρει 50 τίτλους με συνολικό κόστος της ομάδας 500€, ενώ ο προμηθευτής Β προσφέρει 250 τίτλους με συνολικό κόστος ομάδας 10.000€, και με δεδομένο πως οι τίτλοι αυτοί δε θα είναι αναγκαστικά οι ίδιοι (ενώ η διαδικασία μάλιστα δεν προβλέπει την προσφορά συνολικής έκπτωσης ανά ομάδα παρά κατ’ αποκοπήν τιμή προσφοράς), η διαδικασία αξιολόγησης καθίσταται δυσχερής. Παρακαλούμε συνεπώς όπως διευκρινίσετε τη διαδικασία αξιολόγησης που πρόκειται να εφαρμοστεί.

Η ανάθεση της προμήθειας θα γίνει ανά ομάδα υλικού. Η διαδικασία της αξιολόγησης θα γίνει βάσει των όρων που προβλέπονται στην πρόσκληση. Ειδικότερα, η Βιβλιοθήκη επιθυμεί την προμήθεια του συνόλου των τίτλων κάθε κατηγορίας, εφόσον αυτό είναι δυνατόν. Σε περίπτωση μη προσφερόμενου τίτλου πρέπει να συμπληρώνεται η κατάλληλη αιτιολογία στη στήλη Παρατηρήσεις. Συνεπώς, θα ληφθεί υπόψη ο συνολικός προσφερόμενος αριθμός τίτλων και συγκριτικά, βάσει των προσφερόμενων τιμών, θα προκύψει ο ανάδοχος.

• Παρακαλώ επιβεβαιώστε πως σε περίπτωση λανθασμένου ISBN, ήτοι ISBN που δεν αντιστοιχεί στον ζητηθέντα τίτλο, ο προμηθευτής δύναται να διορθώσει κατά το σημείο αυτό το αρχείο Excel που έχει χορηγηθεί στα πλαίσια της διαδικασίας.

Σε περίπτωση λανθασμένου ISBN σαφώς και ο προμηθευτής μπορεί να διορθώσει το αρχείο EXCEL, με την κατάλληλη σημείωση στη στήλη Παρατηρήσεις.