Με βάση τα οριζόμενα στο άρθρο 16 του ν. 4777/21 (ΦΕΚ Α’ 25/17.02.2021), σε κάθε Α.Ε.Ι. εφαρμόζεται υποχρεωτικά ένα Σύστημα Ελεγχόμενης Πρόσβασης για την τήρηση της τάξης και της ασφάλειας εντός των χώρων τους, καθώς και για την προστασία της ζωής και της σωματικής ακεραιότητας του διδακτικού, διοικητικού και λοιπού προσωπικού, των φοιτητών και τρίτων φυσικών προσώπων – επισκεπτών και της ακίνητης και κινητής περιουσίας των Α.Ε.Ι., καθώς και για την εν γένει εύρυθμη και ομαλή λειτουργία του Α.Ε.Ι. και την απρόσκοπτη διεξαγωγή του διδακτικού, ερευνητικού και διοικητικού έργου.

Το ως άνω Σύστημα Ελεγχόμενης Πρόσβασης εφαρμόζεται κατά την είσοδο σε πανεπιστημιουπόλεις ή λοιπούς εξωτερικούς χώρους των Α.Ε.Ι. Οι πανεπιστημιουπόλεις (Campus) των Α.Ε.Ι. περιβάλλονται από περιμετρική περίφραξη ασφαλείας. Με κοινή απόφαση των αρμοδίων οργάνων των Υπουργείων Παιδείας και Θρησκευμάτων και Περιβάλλοντος και Ενέργειας, κατόπιν σχετικού αιτήματος του πρύτανη του Α.Ε.Ι. και προσκόμισης των απαραίτητων δικαιολογητικών, δύναται να εγκρίνεται, κατά παρέκκλιση κάθε άλλης γενικής ή ειδικής διάταξης, η κατασκευή της περίφραξης ασφαλείας του προηγούμενου εδαφίου και των συναφών προς αυτή στοιχείων και κατασκευών.

Η υπόψη απόφαση περιέχει τους ειδικότερους όρους και τις αναγκαίες λεπτομέρειες για την κατασκευή της ως άνω περίφραξης και των συναφών προς αυτή στοιχείων και κατασκευών, επέχει δε θέση οικοδομικής αδείας.

Ως απαιτούμενα δικαιολογητικά για την έκδοση της απόφασης προηγούμενης παραγράφου είναι τα ακόλουθα :

α. Τοπογραφικό διάγραμμα εξαρτημένο από το κρατικό σύστημα συντεταγμένων, σύμφωνα με τις ισχύουσες προδιαγραφές, στο οποίο σημειώνονται η περίφραξη και οι διαστάσεις της.

β. Τεχνική έκθεση μηχανικού, στην οποία περιγράφονται και αιτιολογούνται η μορφή, ο τρόπος κατασκευής και οι διαστάσεις της περίφραξης, τα συνοδά αυτής έργα και εγκαταστάσεις, καθώς και όποιοι στατικοί υπολογισμοί απαιτούνται.

γ. Φωτογραφίες του ακινήτου και του περιβάλλοντος χώρου αυτού.

δ. Κατάθεση Σχεδίου και φακέλου Ασφάλειας και υγείας του έργου, με ορισμό του υπεύθυνου συντονιστή, σύμφωνα με τα οριζόμενα στο π.δ. 305/1996 (Α΄ 212), όπου απαιτείται.

Στην περίπτωση κατά την οποία δεν είναι δυνατή η εφαρμογή του Συστήματος Ελεγχόμενης Πρόσβασης στους εξωτερικούς χώρους του Α.Ε.Ι. μετά από αιτιολογημένη απόφαση της συγκλήτου του οικείου Πανεπιστημίου, το Σύστημα Ελεγχόμενης Πρόσβασης εφαρμόζεται υποχρεωτικά στους εσωτερικούς χώρους του, όπως κτίρια και υποδομές.

Με απόφαση του Πρύτανη του ακαδημαϊκού ιδρύματος, η οποία εκδίδεται κατόπιν εισήγησης της Επιτροπής Ασφάλειας και Προστασίας, εγκρίνεται, εντός τεσσάρων (4) μηνών από τη δημοσίευση του ν. 4777/2021, ο Κανονισμός Ελεγχόμενης Πρόσβασης του Πανεπιστημίου και τίθεται σε λειτουργία το Σύστημα Ελεγχόμενης Πρόσβασης.

Στον κανονισμό Ελεγχόμενης Πρόσβασης καθορίζονται κατ’ ελάχιστον τα ακόλουθα στοιχεία:

α. Οι εσωτερικοί και εξωτερικοί χώροι του Α.Ε.Ι., οι οποίοι εξαιρούνται από την εφαρμογή συστήματος ελεγχόμενης πρόσβασης λόγω της ιδιαιτερότητάς τους, ή λόγω του σκοπού χρήσης τους ή των δραστηριοτήτων που διεξάγονται σε αυτούς, όπως π.χ. οι αθλητικές εγκαταστάσεις.

β. Τα φυσικά πρόσωπα που έχουν δικαίωμα πρόσβασης σε χώρους ελεγχόμενης πρόσβασης του Α.Ε.Ι., όπως τα μέλη Δ.Ε.Π., Εργαστηριακού Διδακτικού Προσωπικού (Ε.ΔΙ.Π.), Ειδικού Εκπαιδευτικού Προσωπικού (Ε.Ε.Π.), Ειδικού Τεχνικού Εργαστηριακού Προσωπικού (Ε.Τ.Ε.Π.), διοικητικό προσωπικό, φοιτητές και ερευνητικό προσωπικό.

γ. Η καταγραφή των εσωτερικών ή εξωτερικών χώρων του Πανεπιστημίου, στους οποίους έχουν δικαίωμα ελεγχόμενης πρόσβασης τρίτα φυσικά πρόσωπα, τα οποία δεν συνδέονται με οποιαδήποτε σχέση με το ακαδημαϊκό ίδρυμα.

δ. Ζητήματα σχετικά με την εγκατάσταση και λειτουργία εξοπλισμού ελέγχου πρόσβασης προσώπων, οχημάτων και αντικειμένων κατά την είσοδο σε κτίρια και λοιπές κρίσιμες υποδομές του Πανεπιστημίου.

ε. Οι μέθοδοι ελέγχου ταυτοπροσωπίας φυσικών προσώπων για την είσοδό τους σε χώρους ελεγχόμενης πρόσβασης και καταγραφής των προσωπικών στοιχείων τρίτων φυσικών προσώπων, ο χρόνος τήρησης των προσωπικών δεδομένων των φυσικών προσώπων και οι αποδέκτες αυτών,

στ. Η διαβάθμιση του επιπέδου ελέγχου ασφάλειας για την πρόσβαση σε χώρους που κρίνονται ιδιαίτερης σημασίας για τη λειτουργία του Α.Ε.Ι., όπως τα κτίρια διοίκησης, του Ε.Λ.Κ.Ε. ή εργαστήρια με ακριβό εξοπλισμό.

ζ. Τα αρμόδια όργανα και η διαδικασία χορήγησης αδειών πρόσβασης σε τρίτους.

η. Τα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα για την προστασία των προσωπικών δεδομένων των υποκειμένων ήδη από τον σχεδιασμό και εξ ορισμού.

Για την υλοποίηση των σκοπών του παρόντος το εκάστοτε Πανεπιστήμιο ενεργεί υπό την ιδιότητα του Υπευθύνου Επεξεργασίας, σύμφωνα με την περ. 7 του άρθρου 4 του Γ.Κ.Π.Δ., λαμβάνει όλα τα απαραίτητα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα για την προστασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, ήδη από τον σχεδιασμό και εξ ορισμού, σύμφωνα με το άρθρο 25 του Γ.Κ.Π.Δ., και υπόκειται σε όλες τις εκ της ως άνω ιδιότητάς του απορρέουσες υποχρεώσεις. Στο πλαίσιο αυτό, ο παρόν Κανονισμός εφαρμόζεται στους χώρους που χρησιμοποιεί το Ιόνιο Πανεπιστήμιο (Ι.Π.) στις εγκαταστάσεις του στα νησιά Κέρκυρα, Κεφαλονιά, Ζάκυνθο, και Λευκάδα και στην Αθήνα.

• Χώροι Γενικής Προσβασιμότητας. Στους χώρους αυτούς, η πρόσβαση επιτρέπεται σε φοιτητές, προσωπικό και επισκέπτες, χωρίς ειδική ταυτοπροσωπία εντός του ωραρίου λειτουργίας του Πανεπιστημίου (08:00–21:00). (ενδεικτικά αύλειοι χώροι, αίθουσες διδασκαλίας και λοιποί κοινόχρηστοι χώροι)
  Ωστόσο, σε ορισμένες περιπτώσεις, όπου απαιτείται, γίνεται βασική επιτήρηση των εν λόγω χώρων, μέσω συστήματος καμερών (CCTV) και, όπου απαιτείται, μέσω θυροτηλέφωνου ή επιτόπιου ελέγχου.

• Περιλαμβάνει χώρους μέσης κρισιμότητας, όπως κτηριακές εγκαταστάσεις του Πανεπιστημίου, βιβλιοθήκες, διοικητικά γραφεία, ειδικά εργαστήρια, αποθήκες εξοπλισμού. (όλους τους χώρους οι οποίοι δεν αναφέρονται στη Ζώνη Α) Στους χώρους και εγκαταστάσεις αυτής της κατηγορίας, η ταυτοποίηση του ατόμου, θα γίνεται μέσω συστήματος ελέγχου πρόσβασης (π.χ. κάρτα, QR code, κ.λπ.).

Η πρόσβαση σε κρίσιμες εγκαταστάσεις, όπως για παράδειγμα το ΚΕΛΣΕ, server rooms (CCTV & access control), Η/Μ εγκαταστάσεις, εργαστήρια υψηλής ασφάλειας, επιτρέπεται μόνον σε εξουσιοδοτημένο προσωπικό με χρήση ηλεκτρονικών μέσων ή φυσικών κλειδιών (όλο το 24ωρο).

Η εποπτεία στους εν λόγω χώρους πραγματοποιείται από προσωπικό επιτήρησης εντός του ωραρίου 08:00–21:00, καθώς και με τεχνικά μέσα (CCTV, access logs). 

Το σύστημα ελέγχου πρόσβασης και παρακολούθησης λειτουργεί σε 24ωρη βάση (24/7), χωρίς να απαιτείται φυσική παρουσία ελεγκτή.

Σχηματικά μια τυπική κατάτμηση σε ζώνες είναι της μορφής: 

Ζώνη Α: Ελεύθερης Πρόσβασης
Ο περιβάλλον χώρος του συγκροτήματος, ο οποίος χρησιμοποιείται και για την εξυπηρέτηση του κοινού, και ταυτόχρονα λειτουργεί και η Βιβλιοθήκη του ιδρύματος (συμφώνως της Απόφασης του Πρυτανικού Συμβουλίου, 9η συνεδρίαση Ακαδημαϊκού Έτους 2021-2022 από 29.11.2021).

Ζώνη Β: Ελεγχόμενης Πρόσβασης με Κάρτα ή Ταυτοποίηση

• Κτήριο Τμημάτων Ιστορίας, Τουρισμού και Αρχειονομίας, Βιβλιοθηκονομίας και Μουσειολογίας. Στην είσοδο εγκατάσταση δύο (2) Access Control(AC).
• Κτήριο Κεντρικής Βιβλιοθήκης. Στην είσοδο εγκατάσταση δύο (2) AC(Ισόγειο - 1ος Όροφος).
• ΚΕΛΣΕ Στην είσοδο εγκατάσταση ενός (1) AC. κρίσιμη εγκατάσταση Χώροι Η/Μ εγκαταστάσεων (Υπόγειο ) . κρίσιμη εγκατάσταση
• Χώρος Διοικητικών Υπηρεσιών. Στην είσοδο εγκατάσταση ενός (1) AC. 1ος Όροφος – χώροι γραφείων εγκατάσταση πέντε (5) AC.
• 2ος Όροφος – χώροι γραφείων εγκατάσταση πέντε (5) AC.

Το Ι.Π. μισθώνει έξι (6) κτήρια πέριξ ενός κοινόχρηστου χώρου / αίθριου (Πλατεία Τσιριγώτη). Από τον κοινόχρηστο χώρο της Πλατείας Τσιριγώτη γίνεται η πρόσβαση τόσο του προσωπικού του Ιονίου Πανεπιστημίου, όσο και σε δύο (2) μονάδες του Γενικού Νοσοκομείου Κέρκυρας (Κέντρο Ψυχικής Υγείας και της Μονάδας Απεξάρτησης με την επωνυμία «Διάπλους»)καθώς και σε κατάστημα υγειονομικού ενδιαφέροντος. Ο έλεγχος πρόσβασης γίνεται στην είσοδο των κτιρίων.

Ζώνη Α: Ελεύθερης Πρόσβασης
Δεν διαθέτει αποκλειστικό αύλειο χώρο καθώς στον ευρύτερο χώρο εισέρχονται άτομα για διάφορους λόγους και ο οποιοσδήποτε έλεγχος κατά τις εργάσιμες ώρες, γίνεται από το αρμόδιο για το σκοπό αυτό προσωπικό φύλαξης.

Ζώνη Β: Ελεγχόμενης Πρόσβασης με Κάρτα ή Ταυτοποίηση
Στα κτήρια που μισθώνονται από το Πανεπιστήμιο, η πρόσβαση θα πρέπει να γίνεται με χρήση συστήματος ηλεκτρονικής Πρόσβασης (Access Control - AC), το οποίο θα είναι στις εισόδους των κτηρίων ως ακολούθως :

Κτίριο «ΑΡΕΤΑΙΟΣ», (Τμ. Πληροφορικής) :

• Στην είσοδο εγκατάσταση ενός (1) AC.
• Ισόγειος Χώρος, στο εργαστήριο BIHELAB : Εγκατάσταση ενός (1) AC

3ο ΚΤΙΡΙΟ, (Τμ. Πληροφορικής & Τμήμα ήχου & Εικόνας):

• Στην είσοδο εγκατάσταση ενός (1) AC.
• Ισόγειος Χώρος, 1 Αίθουσα Φωτογραφίας, ειδική επιτήρηση με CCTV
• Γραμματεία του Τμήματος Πληροφορικής, ειδική επιτήρηση με CCTV

Κτίριο «ΑΣΚΛΗΠΙΟΣ»:

• Στην είσοδο εγκατάσταση ενός (1) AC.
• Ισόγειος Χώρος, 1 εργαστήριo, ειδική επιτήρηση με CCTV
• Όροφος, 1 Υπολογιστικό Κέντρο «ΑΣΚΛΗΠΙΟΣ», ειδική επιτήρηση με CCTV

Κτίριο «ΓΚΟΥΣΗΣ»:

• Στην είσοδο εγκατάσταση ενός (1) AC.
• Eργαστήριο κτ. «ΓΚΟΥΣΗΣ», μόνο επιτήρηση εξωτερικών χώρων με CCTV.
• Φοιτητική Λέσχη – Εστιατόριο, μόνο επιτήρηση εξωτερικών χώρων με CCTV.
• Εστιατόρια Καθηγητών – Προσωπικού, μόνο επιτήρηση εξωτερικών χώρων με CCTV.

Κτίριο «ΙΠΠΟΚΡΑΤΗΣ»:

• Στην είσοδο εγκατάσταση ενός (1) AC.
• Ημιόροφος : Control Room, ειδική επιτήρηση με CCTV.
• Όροφος 1 εργαστήριο, ειδική επιτήρηση με CCTV.

Κτίριο «ΓΑΛΗΝΟΣ»:

• Στην είσοδο εγκατάσταση ενός (1) AC.
• Ισόγειος Χώρος, ειδική επιτήρηση με CCTV.

Ζώνη Α: Ελεύθερης πρόσβασης
Δεν διαθέτει μεγάλης κλίμακας αύλειο χώρο.

Ζώνη Β: Ελεγχόμενης πρόσβασης με κάρτα ή ταυτοποίηση Access Control

• Εγκατάσταση ενός (1) AC στην είσοδο του κτιρίου.
• Χώρος στάθμευσης. (κρίσιμη εγκατάσταση)
• Η/Μ εγκαταστάσεις. (κρίσιμη εγκατάσταση)

Ζώνη Α: Ελεύθερης Πρόσβασης
Δεν διαθέτει αύλειο χώρο.

Ζώνη Β: Ελεγχόμενης πρόσβασης με κάρτα ή ταυτοποίησημε AccessControl

• Εγκατάσταση ενός (1) AC στην είσοδο του κτιρίου (ισόγειο).
• 2ος Όροφος, Έξω από το χώρο που βρίσκονται τα: α) Γραφείο Πρυτάνεως και β) Γραμματεία Πρυτάνεως: Εγκατάσταση ενός (1) AC. (κρίσιμη εγκατάσταση)
• 3ος Όροφος, Γραφείο Αντιπρυτάνεων και Γραμματεία Αντιπρυτάνεων: Εγκατάσταση ενός (1) AC. (κρίσιμη εγκατάσταση)
• Υπόγειο Η/Μ εγκαταστάσεις : Εγκατάσταση ενός (1) AC. (κρίσιμη εγκατάσταση)

Ζώνη Α: Ελεύθερης πρόσβασης
Ο περιβάλλον χώρος αποτελεί αρχαιολογικό μνημείο (Παλαιό Φρούριο) και ανήκει στην αρμοδιότητα της Εφορείας Αρχαιοτήτων Κέρκυρας.

Ζώνη Β: Ελεγχόμενης πρόσβασης με κάρτα ή ταυτοποίησημε AccessControl

• Εγκατάσταση ενός (1) AC στην κεντρική είσοδο του κτιρίου (ισόγειο).
• Εγκατάσταση ενός (1) AC στον Α’ όροφο του κτιρίου στον χώρο της Γραμματείας. (κρίσιμη εγκατάσταση)

Ζώνη Α: Ελεύθερης Πρόσβασης
Δεν διαθέτει αξιόλογο αύλειο χώρο.

Ζώνη Β: Ελεγχόμενης πρόσβασης με κάρτα ή ταυτοποίηση.

• Εγκατάσταση δύο (2) ACs στο ισόγειο, στις δύο (2) εισόδους στο ισόγειο του κτιρίου, με χρήση συστήματος ηλεκτρονικής πρόσβασης.
• Εγκατάσταση ενός (1) AC στο ισόγειο στην είσοδο προς τον Α’ όροφο του κτιρίου.

Ζώνη Α: Ελεύθερης πρόσβασης
Δεν διαθέτει αύλειο χώρο.

Ζώνη Β: Ελεγχόμενης πρόσβασης με κάρτα ή ταυτοποίηση

• Στο κτήριο των Παλαιών Ανακτόρων, εγκατάσταση δύο (2) AC στο ισόγειο, ένα σε κάθε είσοδο, με χρήση συστήματος ηλεκτρονικής πρόσβασης.
• Γραφεία - Εργαστήρια – Βιβλιοθήκη : Στην είσοδο εγκατάσταση ενός (1) AC.

Ζώνη Α: Ελεύθερης πρόσβασης
Ο χώρος της κεντρικής εισόδου και οι κοινόχρηστοι χώροι του κτιρίου.

Ζώνη Β: Ελεγχόμενης πρόσβασης με κάρτα ή ταυτοποίηση

• A’ Όροφος, Γραφεία: Εγκατάσταση ενός (1) AC.
• B’ Όροφος, Γραφεία: Εγκατάσταση ενός (1) AC.

Στους χώρους των εγκαταστάσεων (Campus) του Τμήματος Επιστήμης και Τεχνολογίας Τροφίμων, Ψηφιακών Μέσων και Επικοινωνίας ως ακολούθως:

Ζώνη Α: Ελεύθερης πρόσβασης
Ουδεμία

Ζώνη Β: Ελεγχόμενης πρόσβασης με κάρτα ή ταυτοποίηση
Ο περιβάλλων χώρος είναι περιφραγμένος (campus) και η πρόσβαση σε αυτόν είναι ελεγχόμενη μέσω δύο (2) εισόδων, στις οποίες προτείνεται η εγκατάσταση δύο(2) Access Control.

Ζώνη Α: Ελεύθερης πρόσβασης
Ο περιβάλλον χώρος δεν περιλαμβάνεται στη μίσθωση του Ι.Π.

Ζώνη Β: Ελεγχόμενης πρόσβασης με κάρτα ή ταυτοποίηση
Εγκατάσταση ένα (1) Access Control στο ισόγειο, στη μια είσοδο του κτιρίου του Τμήματος Επιστήμης και Τεχνολογίας Τροφίμων.

Ζώνη Α: Ελεύθερης πρόσβασης
Υφίσταται ενιαία περίφραξη, για διαφορετικές χρήσεις του χώρου, οπότε η είσοδος στον περιβάλλοντα χώρο αυτού προτείνεται να είναι ελεύθερη.

Ζώνη Β: Ελεγχόμενης πρόσβασης με κάρτα ή ταυτοποίηση

• Α’ όροφος - κεντρική είσοδος : Εγκατάσταση ενός (1) AC.
• Ισόγειο από το φοιτητικό στέκι προς τους λοιπούς χώρους του Ι.Π. : Εγκατάσταση ενός (1) AC.

Ζώνη Α: Ελεύθερης Πρόσβασης
Δεν υπάρχει

Ζώνη Β: Ελεγχόμενης Πρόσβασης με Κάρτα ή Ταυτοποίηση

• Εγκατάσταση δύο (2) AC στις δύο (2) εισόδους πρόσβασης στην ενιαία περίφραξη και στον περιβάλλοντα χώρο, ένα (1) στη κύρια είσοδο και ένα (1) στην είσοδο που εξυπηρετεί κυρίως τη φοιτητική λέσχη και τα οχήματα τροφοδοσίας αυτής.
• Εγκατάσταση στις τέσσερεις (4) εισόδους του ισογείου τεσσάρων (4) AC , με χρήση συστήματος ηλεκτρονικής Πρόσβασης. ΑΦΟΥ ΜΠΑΙΝΟΥΝ ΤΑ ΔΥΟ ΠΑΡΑΠΑΝΩ ΙΣΩΣ ΝΑ ΕΙΝΑΙ ΑΡΚΕΤΟΣ Ο ΕΛΕΓΧΟΣ Ή ΝΑ ΜΠΟΥΝ ΛΙΓΟΤΕΡΑ A/C.
• Δημιουργία θύρας στο «γεφυράκι» πρόσβασης από τη φοιτητική λέσχη προς τη Σχολή και εγκατάσταση ενός (1) AC, με χρήση συστήματος ηλεκτρονικής Πρόσβασης.

Ζώνη Α: Ελεύθερης πρόσβασης
Δεν υπάρχει περιβάλλων χώρος.

Ζώνη Β: Ελεγχόμενης Πρόσβασης με Κάρτα ή Ταυτοποίηση
Στο κτίριο του Τμήματος Περιφερειακής Ανάπτυξης, στο ισόγειο, παρά την κεντρική είσοδο, εγκατάσταση δύο (2) AC με χρήση συστήματος ηλεκτρονικής πρόσβασης (Βιβλιοθήκη - Δημοτικό σχολείο).

Ζώνη Α: Ελεύθερης πρόσβασης
Δεν υπάρχει.

Ζώνη Β: Ελεγχόμενης Πρόσβασης με Κάρτα ή Ταυτοποίηση
Στο νέο κτίριο του Τμήματος Περιφερειακής Ανάπτυξης, προβλέπεται εξωτερική περίφραξη. Στις δύο (2) εισόδους στο campus του ιδρύματος, εγκατάσταση από ένα (1) AC με χρήση συστήματος ηλεκτρονικής πρόσβασης (Βιβλιοθήκη - Δημοτικό σχολείο).

Σημειώνεται ότι σε κάθε είσοδο κτηρίου ή εγκατάστασης (campus) του Ιονίου Πανεπιστημίου, τοποθετείται και προσωπικό φύλαξης, που διασφαλίζει την είσοδο μόνο προσώπων με δικαίωμα πρόσβασης.

Ζώνη Α: Ελεύθερης πρόσβασης
Δεν υπάρχει περιβάλλον χώρος.

Ζώνη Β: Ελεγχόμενης Πρόσβασης με Κάρτα ή Ταυτοποίηση

• Στην είσοδο εγκατάσταση ενός (1) AC.

• Ζώνες Α και Β: Ενεργή εποπτεία με φυσική παρουσία προσωπικού και τεχνικών μέσων. 

• Ζώνες Α και Β: Η πρόσβαση στις εν λόγω ζώνες επιτρέπεται μόνο σε εξουσιοδοτημένα άτομα και κατόπιν άδειας.

Η πρόσβαση είναι ελεύθερη για την κατηγορία της «Α Ζώνης», σε όλα τα μέλη της ακαδημαϊκής κοινότητας, ήτοι για τους φοιτητές όλων των επιπέδων, τους διδάσκοντες όλων των κατηγοριών (μέλη ΔΕΠ, ΕΕΠ, ΕΔΙΠ, ΕΤΕΠ, έκτακτο διδακτικό προσωπικό) και για τους διοικητικούς υπαλλήλους του Ι.Π. Είναι επίσης ελεύθερη για τους εξωτερικούς εργαζομένους που παρέχουν υπηρεσίες στο ίδρυμα, όπως τεχνικοί, προσωπικό καθαριότητας, προσωπικό φύλαξης κ.λπ. Ειδικά για τη Φοιτητική Εστία, η πρόσβαση επιτρέπεται στα πρόσωπα που προβλέπει ο σχετικός κανονισμός στέγασης.

Η πρόσβαση θα είναι ελεγχόμενη, με τη χρήση καρτών, στην «Β Ζώνη» για όλα τα μέλη της ακαδημαϊκής κοινότητας, ήτοι για τους φοιτητές όλων των επιπέδων, τους διδάσκοντες όλων των κατηγοριών (μέλη ΔΕΠ, ΕΕΠ, ΕΔΙΠ, ΕΤΕΠ, έκτακτο διδακτικό προσωπικό) και για τους διοικητικούς υπαλλήλους. Επίσης, θα είναι ελεγχόμενη και για τους εξωτερικούς εργαζομένους που παρέχουν υπηρεσίες στο ίδρυμα, όπως τεχνικοί, προσωπικό καθαριότητας, προσωπικό φύλαξης για τους οποίους διατίθεται προσωρινά κάρτα επισκέπτη και με άδεια πρόσβασης μόνο σε εγκεκριμένους χώρους και συγκεκριμένο χρονικό διάστημα.

Η πρόσβαση θα είναι ελεγχόμενη σε κρίσιμες εγκαταστάσεις, μόνο για συγκεκριμένα μέλη της ακαδημαϊκής κοινότητας, ήτοι για τους φοιτητές όλων των επιπέδων, τους διδάσκοντες όλων των κατηγοριών (μέλη ΔΕΠ, ΕΕΠ, ΕΔΙΠ, ΕΤΕΠ, έκτακτο διδακτικό προσωπικό) και για τους διοικητικούς υπαλλήλους σε συγκεκριμένους εργασιακούς και εκπαιδευτικούς χώρους. Επιτρέπεται για τους εξωτερικούς εργαζομένους που παρέχουν υπηρεσίες στο ίδρυμα, όπως τεχνικοί, προσωπικό καθαριότητας αποκλειστικά με τη συνοδεία προσωπικού που είναι εξουσιοδοτημένο να έχει άδεια πρόσβασης για τους χώρους αυτούς.

Για την παροχή φυσικής πρόσβασης στους επισκέπτες του ιδρύματος, απαιτείται έγκριση από την Υπηρεσία ήτοι την μονάδα Ασφαλείας του Πανεπιστημίου κατόπιν αιτήματος του τμήματος ή του μέλους της ακαδημαϊκής κοινότητας που επιθυμεί να επισκεφτούν. Αυτή παραχωρείται άμεσα, μετά από επικοινωνία του προσωπικού φύλαξης που βρίσκεται στην πύλη εισόδου με την μονάδα Ασφαλείας του Πανεπιστήμιου που θα πρέπει να έχει λάβει αίτημα (ή να διασταυρώσει αυτό) από την αντίστοιχη υπηρεσία ή το αντίστοιχο μέλος της ακαδημαϊκής κοινότητας που επιθυμεί την επίσκεψη.

Ο έλεγχος ταυτοπροσωπίας των μελών της ακαδημαϊκής κοινότητας γίνεται από το εντεταλμένο προσωπικό φύλαξης με την επίδειξη της ακαδημαϊκής τους ταυτότητας, η γνησιότητα της οποίας δύναται να ελέγχεται και με ηλεκτρονικό τρόπο. Για τα πρόσωπα που έχουν ελεύθερη πρόσβαση στους χώρους του ιδρύματος, αλλά δεν διαθέτουν ακαδημαϊκή ταυτότητα (π.χ. έκτακτο διδακτικό προσωπικό), η ταυτοποίηση γίνεται με επίδειξη του δελτίου αστυνομικής ταυτότητας ή άλλου εγγράφου ταυτοποίησης και έλεγχο σχετικής λίστας, που τίθεται στη διάθεση του εντεταλμένου προσωπικού φύλαξης από τη Διεύθυνση Διοικητικού.

Για τους επισκέπτες του ιδρύματος, το εντεταλμένο προσωπικό φύλαξης καταγράφει τα εξής στοιχεία: ονοματεπώνυμο (ελέγχεται με επίδειξη του δελτίου αστυνομικής ταυτότητας ή άλλου εγγράφου ταυτοποίησης), λόγος επίσκεψης και ώρα εισόδου και εξόδου, παραδίδει δε τη σχετική ημερήσια λίστα στον Επόπτη Ασφάλειας της Μονάδας Ασφάλειας και Προστασίας του Ιδρύματος, ο οποίος τη διατηρεί για διάστημα δεκατεσσάρων (14) ημερών και έπειτα την καταστρέφει.

H Μονάδα Ασφαλείας και Προστασίας δύναται να προβεί στην εγκατάσταση συστημάτων ασφάλειας τηρουμένης της κείμενης νομοθεσίας, σε περίπτωση που κριθεί ότι η παρουσία και λειτουργία του εντεταλμένου προσωπικού φύλαξης δεν εξασφαλίζει επαρκώς την τήρηση του παρόντος Κανονισμού. Τα παραπάνω συστήματα ασφάλειας περιγράφονται λεπτομερώς σε αρχείο που τηρεί η Μονάδα και είναι οι παρακάτω :

(1) Συστήματα ελεγχόμενης πρόσβασης (Access Control): 
Καταγραφή εισόδου/εξόδου κάθε ατόμου σε πραγματικό χρόνο, δυνατότητα απομακρυσμένης διαχείρισης δικαιωμάτων, δυνατότητα διασύνδεσης με το ΚΕΛΣΕ.

(2) Συστήματα CCTV:
Συνεχής καταγραφή σε Ζώνες Α και Β, με δυνατότητα αποθήκευσης για τουλάχιστον 15 ημέρες, συμμόρφωση με τον GDPR. 

(3) Φυσικά Μέσα Ελέγχου (μπάρες, πόρτες ασφαλείας, θυροτηλέφωνα):
Όπου απαιτείται από τον χαρακτήρα της ζώνης και τη φύση της δραστηριότητας.

(4) Συστήματα Ελέγχου Οχημάτων (όπου υφίστανται):
Αναγνώριση πινακίδων, άδειες διέλευσης, μπάρες και κάμερες. Η εφαρμοζόμενη πολιτική απορρήτου για τη χρήση συστημάτων βιντεοεπιτήρησης (CCTV), όπως αναφέρεται στο παράρτημα Ι, παρόντος.

Για έκτακτες προσβάσεις (τεχνικές επισκευές, επιθεωρήσεις), μπορεί να χορηγηθεί προσωρινή άδεια από τη Διεύθυνση Τεχνικών Υπηρεσιών με άμεση ενημέρωση της Μονάδος Ασφάλειας και του DPO εφόσον εμπλέκονται δεδομένα.

Η Επιτροπή Ασφάλειας και ο DPO δύνανται να αναπροσαρμόζουν τη διαδικασία ανάλογα με τις απειλές, τις τεχνολογικές εξελίξεις και τις κατευθύνσεις της Αρχής Προστασίας Δεδομένων.

Το Ιόνιο Πανεπιστήμιο, ως Υπεύθυνος φορέας επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, πρέπει να λαμβάνει και εφαρμόζει κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα, με στόχο:

• Τη συμμόρφωση με τον Γενικό Κανονισμό Προστασίας Δεδομένων (EE 2016/679 - GDPR)
• Τη διασφάλιση των δικαιωμάτων των υποκειμένων των δεδομένων, και
• Την ασφαλή, νόμιμη και διαφανή επεξεργασία στο πλαίσιο των συστημάτων ελεγχόμενης πρόσβασης (CCTV, κάρτες εισόδου, μητρώα επισκεπτών, συστήματα alarm/access control).

Ειδικότερα, να τηρεί τις παρακάτω διαδικασίες για την επίτευξη των προαναφερομένων στόχων:

(1) Προστασία ήδη από τον Σχεδιασμό (Privacy by Design) 

• Όλα τα συστήματα που συλλέγουν, αποθηκεύουν ή διαχειρίζονται προσωπικά δεδομένα επιλέγονται και υλοποιούνται με ενσωματωμένες  λειτουργίες ασφαλείας.
• Κατά τον σχεδιασμό έργων (π.χ. εγκατάσταση CCTV), διενεργείται Προκαταρκτική Εκτίμηση Αντικτύπου (DPIA) όπου απαιτείται.
• Τα φυσικά και ψηφιακά δεδομένα σχεδιάζονται έτσι ώστε να συλλέγονται  μόνο τα απολύτως απαραίτητα για τον σκοπό της επεξεργασίας.

(2) Προστασία εξ Ορισμού (Privacy by Default)

• Οι ρυθμίσεις στα συστήματα ελέγχου (π.χ. χρόνος αποθήκευσης, είδη καταγραφής, πρόσβαση) έχουν προκαθοριστεί να είναι οι πιο περιοριστικές  ως προς την προστασία της ιδιωτικότητας.
• Π.χ., τα καταγραφικά CCTV έχουν προρυθμισμένο χρόνο διατήρησης (15 ημέρες), και η πρόσβαση γίνεται μόνο από εξουσιοδοτημένα άτομα με ειδικό ρόλο.

(3) Έλεγχος Πρόσβασης και Διαβάθμιση Δικαιωμάτων

• Τα συστήματα (CCTV, access logs, μητρώα) προστατεύονται με διαβαθμισμένα δικαιώματα πρόσβασης 
• Η πρόσβαση δίνεται βάσει της αρχής της ελαχιστοποίησης («όσο λιγότερο, τόσο καλύτερα») και με βάση τον ρόλο (π.χ. DPO, Τεχνικός, Υπεύθυνος Χώρου).
• Όλες οι προσβάσεις καταγράφονται σε audit logs (ιστορικό καταγραφής  ελέγχων) και αξιολογούνται περιοδικά.

(4) Ασφάλεια Πληροφοριακών Συστημάτων (άρθρο 32 GDPR)
Τα βασικά τεχνικά μέτρα περιλαμβάνουν:

• Κρυπτογράφηση δεδομένων (όπου δύναται αυτή να εφαρμοστεί) κατά την αποθήκευση και μετάδοση των στοιχείων προσωπικού χαρακτήρα.
• Διαχωρισμός δικτύων (π.χ. το δίκτυο CCTV να είναι διαφορετικό/χωριστό από το δίκτυο Πληροφορικής).
• Εγκατάσταση λογισμικών Firewall, antivirus, IDS/IPS σε επίπεδο server/δικτύου.
• Δημιουργία τακτικών και ασφαλών εφεδρικών αποθηκεύσεων (backups)  δεδομένων με περιοδικό έλεγχο ακεραιότητας.
• Ασφαλής φυσική πρόσβαση στους servers, κέντρα δεδομένων, στα καταγραφικά και τα συστήματα access control. 

(5) Οργανωτικά Μέτρα και Διαδικασίες

• Ορισμός Υπευθύνου Προστασίας Δεδομένων (DPO) με συμβουλευτικό και εποπτικό ρόλο.
• Όλο το προσωπικό που διαχειρίζεται ή έχει πρόσβαση σε δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα να υφίσταται εκπαίδευση στα αντικείμενα των  GDPR
• Να τηρούνται τα εγχειρίδια των διάφορων διαδικασιών, όπως:
  o Διαχείριση περιστατικού παραβίασης (Data Breach Management),
  o Επεξεργασία αιτημάτων υποκειμένων (π.χ. δικαίωμα πρόσβασης, διαγραφής),
  o Διαχείριση συντήρησης ή αποκατάστασης τεχνικών προβλημάτων με εμπλεκόμενους τρίτους.

(6) Αρχή Ελαχιστοποίησης και Περιορισμού Διατήρησης

• Καταγράφονται μόνο όσα δεδομένα είναι αναγκαία για την επίτευξη του συγκεκριμένου σκοπού.
• Χρόνος διατήρησης:
  o Δεδομένα από CCTV: έως δεκαπέντε (15) ημέρες (εκτός αν πρόκειται για της περίπτωση καταγραφής συμβάντος).
  o Μητρώα επισκεπτών: για έξι (6) μήνες.

• Μετά τη λήξη της περιόδου, εφαρμόζεται ασφαλής καταστροφή ή διαγραφή  των αρχείων.

(7) Αντιμετώπιση Περιστατικών Ασφαλείας

• Να τηρείται πρωτόκολλο αναφοράς περιστατικών, σε περίπτωση παραβίασης ή απώλειας των ψηφιακών δεδομένων.
• Ο DPO ενημερώνεται άμεσα και, εφόσον απαιτείται, ειδοποιείται η Αρχή  Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα εντός 72 ωρών.