Πολιτική συνεδριάσεων των συλλογικών οργάνων του Ιονίου Πανεπιστημίου με τηλεδιάσκεψη

 

 

1. Πολιτική Συνεδριάσεων των Συλλογικών Οργάνων του Ι.Π με Τηλεδιάσκεψη

Το Ιόνιο Πανεπιστήμιο (Ι.Π.), στο πλαίσιο της ΚΥΑ με αρ. 429/12.3.2020 (Β΄ 850) και της τροποποίησής της από την ΚΥΑ με αρ. ΔΙΔΑΔ/Φ.37 Α.1/27/οικ.9413/24.04.2020 (Β΄ 1704), καθώς και της ΚΥΑ με αρ. Φ.122.1/42/23076/Β2/24.02.2011 (Β΄ 433), λαμβάνοντας υπόψιν και την πολυνησιωτική ακαδημαϊκή λειτουργία του, αξιοποιεί τη δυνατότητα της συνεδρίασης των συλλογικών οργάνων του μέσω τηλεδιάσκεψης, αποκλειστικά μέσω της υπηρεσίας e:Presence της ΕΔΥΤΕ Α.Ε. (https://www.epresence.gr).

Το Ι.Π. ως Υπεύθυνος Επεξεργασίας, είναι αποκλειστικά υπεύθυνος για τη συλλογή, την επεξεργασία και τη νομική της βάση, τον σκοπό, την ενημέρωση των υποκειμένων και την ικανοποίηση των δικαιωμάτων αυτών, για το σύνολο των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που επεξεργάζεται κατά τη χρήση της υπηρεσίας e:Presence, σύμφωνα με τις κείμενες διατάξεις περί προσωπικών δεδομένων.

Η ΕΔΥΤΕ Α.Ε. και η εταιρία ΖΟΟΜ, για τη διεξαγωγή της τηλεδιάσκεψης, ενεργούν ως Εκτελούντες την Επεξεργασία για λογαριασμό του Ι.Π., σύμφωνα με τις κείμενες διατάξεις περί προσωπικών δεδομένων.

Ο τρόπος χρήσης των υπηρεσιών τηλεδιάσκεψης καθορίζονται από τις παραπάνω ΚΥΑ και τη δήλωση ιδιωτικότητας της ΕΔΥΤΕ στο: https://www.epresence.gr/privacy_policy

 

2. Σκοπός

Η Πολιτική Συνεδριάσεων των Συλλογικών Οργάνων του Ι.Π. με Τηλεδιάσκεψη καθορίζει τους όρους και τους περιορισμούς για τη χρήση της τηλεδιάσκεψης, προκειμένου να τηρηθούν οι δεσμεύσεις και οι υποχρεώσεις του Ι.Π. για την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και την προστασία των εμπιστευτικών πληροφοριών που αποκαλύπτονται κατά τη συνεδρίαση των συλλογικών οργάνων του Ιδρύματος.

 

3. Πεδίο εφαρμογής

Τα συλλογικά όργανα του Ι.Π. στα οποία αναφέρεται η παρούσα πολιτική είναι η Σύγκλητος, το Πρυτανικό Συμβούλιο, η Επιτροπή Ερευνών, οι Κοσμητείες των Σχολών και οι Γενικές Συνελεύσεις αυτών, οι Συνελεύσεις των Τμημάτων, το Συμβούλιο του Κέντρου Επιμόρφωσης και Δια Βίου Μάθησης, καθώς επίσης και οι πάσης φύσεως επιτροπές του Ι.Π.

Η πολιτική αυτή ισχύει για όλους τους συμμετέχοντες στις συνεδριάσεις των συλλογικών οργάνων που διεξάγονται με τηλεδιάσκεψη.

 

4. Βασικές αρχές τηλεδιάσκεψης

Το Ι.Π. σεβόμενο την ιδιωτικότητα και την παρουσία των συμμετεχόντων στην συνεδρίαση, τους κανονισμούς λειτουργίας του καθώς και την ελληνική και ευρωπαϊκή νομοθεσία, τηρεί τις παρακάτω βασικές αρχές τηλεδιάσκεψης:

  • Χρήση των εργαλείων τηλεδιάσκεψης με σύνεση και δίκαια.
  • Τήρηση των Πολιτικών για την προστασία των προσωπικών δεδομένων του Ι.Π.
  • Σεβασμός της ιδιωτικότητας των συμμετεχόντων στην τηλεδιάσκεψη.
  • Τήρηση της μυστικότητας των συνεδριάσεων.
  • Τεκμηρίωση της νομιμότητας της καταγραφής των συνεδριάσεων.

 

5. Χρήση ορθών πρακτικών συμμετοχής σε τηλεδιάσκεψη

Ο κάθε συμμετέχων στην συνεδρίαση οφείλει να τηρεί τις παρακάτω ορθές πρακτικές συμμετοχής στην τηλεδιάσκεψη:

  • Να είναι συνδεδεμένος στην πλατφόρμα τηλεδιάσκεψης κατά τον χρόνο έναρξης της συνεδρίασης που έχει ανακοινωθεί.
  • Να εξασφαλίζει ότι όλος ο αναγκαίος εξοπλισμός είναι διαθέσιμος και λειτουργεί σωστά (όπως π.χ. η συσκευή συμμετοχής με επαρκή τροφοδοσία, κάμερα, μικρόφωνο, ηχεία). Οφείλει να ελέγξει τον εξοπλισμό εκ των προτέρων, ειδικά αν έχει προχωρήσει σε αναβάθμιση ή νέα εγκατάσταση λογισμικού/υλικού.
  • Να παρευρίσκεται σε χώρο που δεν έχει θόρυβο και στον οποίο δεν υπάρχουν άλλοι παρόντες.
  • Να έχει πάντα σε λειτουργία την κάμερα και να ανοίγει το μικρόφωνο όταν πρόκειται να μιλήσει, διαφορετικά να το διατηρεί κλειστό. Σε περίπτωση που είναι αναγκαίο να λείψει για λίγο ενημερώνει με μήνυμα τον υπεύθυνο της συνεδρίασης και στη συνέχεια κλείνει την κάμερα και το μικρόφωνο.
  • Κατά τη συνεδρίαση να αποφεύγει να μιλά στο τηλέφωνο, ακόμη και αν το μικρόφωνο είναι κλειστό.
  • Να αποφεύγει προσωπικά σχόλια που δεν αφορούν στην θεματολογία της συνεδρίασης κατά την διάρκεια της τηλεδιάσκεψης, αλλά και πριν την έναρξη και μετά τη λήξη αυτής.

 

6. Τηλεδιάσκεψη και προστασία της ιδιωτικότητας και των προσωπικών δεδομένων

  • Κάθε συμμετέχων στην συνεδρίαση παρέχει τις ελάχιστες απαραίτητες πληροφορίες (ονοματεπώνυμο, email, ιδιότητα, κ.λπ.) για την χρήση της τηλεδιάσκεψης και την καταγραφή της παρουσίας του στην συνεδρίαση.
  • Για την τήρηση της μυστικότητας της συνεδρίασης, ο συμμετέχων λαμβάνει τα κατάλληλα μέτρα ώστε να εξασφαλίζεται ότι μόνο αυτός ακούει και παρακολουθεί τη συνεδρίαση.
  • Τα μέλη του συλλογικού οργάνου οφείλουν να τηρούν τις πολιτικές ασφάλειας πληροφοριών, της προστασίας της ιδιωτικότητας και της προστασίας των προσωπικών δεδομένων, την πολιτική αποδεκτής χρήσης και κάθε άλλης επιμέρους πολιτικής τυχόν πρέπει να εφαρμόζεται κατά την συμμετοχή τους στις συνεδριάσεις με τηλεδιάσκεψη.
  • Με απόφαση του συλλογικού οργάνου μπορεί να γίνει καταγραφή της συνεδρίασης για τον σκοπό της σύνταξης των πρακτικών. Το Π. ελέγχει τακτικά αν το εργαλείο τηλεδιάσκεψης διαθέτει δυνατότητες όπως μόνο καταγραφής ήχου, θόλωσης της εικόνας, ή εάν υπάρχει εξωτερικός μηχανισμός που εξασφαλίζει μια τέτοια λύση. Τότε, το Ι.Π. τα αξιοποιεί, τηρώντας την αρχή της ελαχιστοποίησης.
  • Σε κάθε περίπτωση οι συμμετέχοντες ενημερώνονται μέσω της πρόσκλησης ότι η συνεδρίαση θα καταγραφεί για την σύνταξη των πρακτικών από την γραμματεία. Αυτό θα πρέπει να πραγματοποιείται και σε περιπτώσεις τρίτων που προσκαλούνται στην συνεδρίαση.
  • Τα αρχεία ήχου και εικόνας για την σύνταξη των πρακτικών δεν συνιστούν έγγραφα ή, έστω, κατηρτισμένα σχέδια διοικητικού εγγράφου, αλλά όπως και τα ενημερωτικά σημειώματα των εισηγητών και οι χειρόγραφες σημειώσεις των γραμματέων, έχουν χαρακτήρα υποβοηθητικών σημειώσεων για την σύνταξη των πρακτικών. Μετά την σύνταξη και επικύρωση των πρακτικών, κάθε αρχείο ήχου και εικόνας καταστρέφεται με ασφάλεια (οριστική διαγραφή και από τα διαγραμμένα αρχεία) και επιμέλεια, χωρίς την τήρηση συγκεκριμένης τυπικής διαδικασίας, ενώ μέχρι την καταστροφή τους, δεν επιτρέπεται η χορήγησή τους σε κάθε περίπτωση και σε οποιονδήποτε ενδιαφερόμενο.
  • Για κάθε άλλο σκοπό συλλογής και επεξεργασίας προσωπικών δεδομένων της συνεδρίασης, το συλλογικό όργανο οφείλει να τηρήσει την συμμόρφωση του Ι.Π με το νομικό πλαίσιο προστασίας των προσωπικών δεδομένων όπως τον προσδιορισμό των σκοπών επεξεργασίας, την νομική βάση, τον χρόνο διατήρησης, τα μέτρα προστασίας για την ακεραιότητα και την εμπιστευτικότητα των δεδομένων , τα δικαιώματα των φυσικών προσώπων.
  • Το συλλογικό όργανο αναλαμβάνει να ενημερώνει τους συμμετέχοντες σύμφωνα με τις απαιτήσεις του Γενικού Κανονισμού Προστασίας Δεδομένων και του Ν. 4624/2019 για την επεξεργασία αυτή.
  • Ο Συμμετέχων γνωρίζει και αποδέχεται ότι κάθε καταγραφή ήχου ή και εικόνας της τηλεδιάσκεψης, πέραν του σκοπού της τήρησης των πρακτικών, που πραγματοποιείται μυστικά ή φανερά, για προσωπικούς ή άλλους σκοπούς από τους μετέχοντες σε αυτή, με τη χρήση ιδιωτικών μέσων κάθε τεχνολογίας στα προσωπικά τους υπολογιστικά συστήματα, είναι παράνομη.
Ενημέρωση: 02-11-2021
https://ionio.gr/gr/studies/e-learning/ https://ionio.gr/gr/news/20187/ https://ionio.gr/gr/news/12035/ https://ionio.gr/gr/studies/summer-schools/
Αναζήτηση Δημοσιεύσεων
Όλα τα Νέα
Αναζήτηση Προσωπικού
Πλήρης Κατάλογος
<< <
Νοέμβριος 2021
> >>
Δε Τρ Τε Πε Πα Σα Κυ
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
Σήμερα, Σάββατο 27-11-2021
Προκήρυξη θέσεων υποψηφίων διδακτόρων
Έναρξη: 01-11-2021 |Λήξη: 30-11-2021
[Σε Εξέλιξη]
Προσεχώς
diavgeia eudoxus clarin eua.be magna-charta.org eellak.gr
facebook twitter youtube instagram linkedin rss
Newsletter