ΑΙΤΗΜΑΤΑ ΜΕΤΑΚΙΝΗΣΕΩΝ ΚΑΙ ΔΙΑΜΟΝΗΣ

Τα αιτήματα των μετακινήσεων του προσωπικού του Ιδρύματος (μέλη Δ.Ε.Π./Ε.Ε.Π./Ε.ΔΙ.Π./Ε.Τ.Ε.Π./Διοικητικοί υπάλληλοι) απευθύνονται προς το Τμήμα Λογιστηρίου, ενώ τα αιτήματα μετακινήσεων προσώπων που δεν φέρουν την υπαλληλική ιδιότητα στο Ίδρυμα αποστέλλονται στο Τμήμα Προμηθειών, ώστε να συμπεριληφθούν στην υποβαλλόμενη εισήγηση του εν λόγω Τμήματος προς το Πρυτανικό Συμβούλιο για την έγκριση των δαπανών. Ακόμη, επισημαίνεται ότι στην πρώτη περίπτωση, το σχετικό αίτημα πρέπει να κατατίθεται προηγουμένως στο Τμήμα Διοικητικού Προσωπικού, αν αφορά διοικητικό υπάλληλο και ΕΤΕΠ ή στο Τμήμα Διδακτικού Προσωπικού αν αφορά μέλη Δ.Ε.Π., Ε.Ε.Π. και Ε.ΔΙ.Π., προκειμένου να εκδοθεί η σχετική εντολή μετακίνησης. Ειδικότερα:

α) Αιτήματα κάλυψης εξόδων μετακινήσεων και διαμονής προσωπικού Ιονίου Πανεπιστημίου στο εσωτερικό και εξωτερικό

α.1. Έγκριση μετακίνησης

Προκειμένου να εκδοθεί από το Τμήμα Λογιστηρίου η Απόφαση Ανάληψης Υποχρέωσης (ΑΑΥ), υποβάλλονται στο εν λόγω Τμήμα τα εξής:

1. Αίτηση του/της ενδιαφερομένου/ης προς τη Συνέλευση του Τμήματος, όταν η μετακίνηση αφορά μέλη ΔΕΠ, ΕΕΠ, Ε.ΔΙ.Π. και Ε.Τ.Ε.Π.
2. Εγκριτική απόφαση της Συνέλευσηςτου Τμήματος επί του αιτήματος. Στη συγκεκριμένη απόφαση θα περιγράφεται πλήρως και αναλυτικά ο σκοπός της πρόσκλησης και το κόστος της μετακίνησης: εισιτήρια, διαμονή, ημερήσια αποζημίωση.
3. α. Εντολή μετακίνησης από τη Δ/νση Διοικητικού (Τμήμα Διδακτικού Προσωπικού) στην περίπτωση των μελών Δ.Ε.Π./Ε.Ε.Π./Ε.ΔΙ.Π.)

      β. Εντολή μετακίνησης από τη Δ/νση Διοικητικού (Τμήμα Διοικητικού Προσωπικού) στην περίπτωση των διοικητικών υπαλλήλων και των Ε.Τ.Ε.Π.

4. Αίτημα δέσμευσης πίστωσης
5. Σύνταξη διαβιβαστικού εγγράφου με συνημμένα όλα τα παραπάνω αναφερόμενα και αποστολή του στο Τμήμα Λογιστηρίου
6. Έκδοση της Απόφασης Ανάληψης Υποχρέωσης (ΑΑΥ).
   
   

Προσοχή! Καμία μετακίνηση δεν μπορεί να αποζημιωθεί εάν προηγουμένως δεν έχει εκδοθεί η σχετική Απόφαση Ανάληψης Υποχρέωσης (ΑΑΥ).
 

α.2. Αποζημίωση μετακίνησης

Μετά την πραγματοποίηση της μετακίνησης οι ενδιαφερόμενοι καταθέτουν στο Λογιστήριο:

1. Αίτηση με την οποία ζητούν την εξόφληση της σχετικής δαπάνης, η οποία συνοδεύεται από όλα τα δικαιολογητικά της μετακίνησης, ήτοι:

α. Σχετική απόφαση της Συνέλευσης του Τμήματος.
β. Υπεύθυνη δήλωση ότι δεν χρηματοδοτήθηκε η μετακίνηση από άλλο φορέα του Δημοσίου ή ΝΠΔΔ.
γ. Εισιτήρια
δ. Αποδείξεις ή τιμολόγια για τη διαμονή
ε. Εντολή μετακίνησης

2. Τα δικαιολογητικά της μετακίνησης:

I. Μετακίνηση μέσω αεροπλάνου:

• Ηλεκτρονικά εισιτήρια/e-tickets: πρόκειται για το e-mail που αποστέλλεται στους αιτούντες/ούσες ή στο ταξιδιωτικό γραφείο, στο οποίο απευθύνθηκαν οι ενδιαφερόμενοι για την κράτηση.
• Καταστάσεις Επιβίβασης (Boarding Passes)
• Εξοφλητική Απόδειξη-Τιμολόγιο παροχής υπηρεσιών στο όνομά των αιτούντων/ουσών απευθείας από την αεροπορική εταιρεία ή από το ταξιδιωτικό γραφείο μετρητοίς ή με κάρτα (απαραίτητη η προσκόμιση του αποκόμματος πληρωμής της κάρτας).
  * Αποκλειστικά οικονομική θέση για όλους (ανεξάρτητα από τη βαθμίδα του μέλους Δ.Ε.Π. ή του Διοικητικού Προσωπικού)

ΙΙ. Μετακίνηση μέσω πλοίου

• Αποκόμματα εισιτηρίων επιβίβασης (τα εισιτήρια που είχαν μαζί τους στο πλοίο)
• Εξοφλητική Απόδειξη-Τιμολόγιο παροχής υπηρεσιών στο όνομα των αιτούντων/ουσών, απευθείας από την πλοιοκτήτρια εταιρεία ή από το ταξιδιωτικό γραφείο, μετρητοίς ή με κάρτα (απαραίτητη η προσκόμιση του αποκόμματος πληρωμής της κάρτας).
  * Α’ θέση για όλα τα μέλη Δ.Ε.Π. και τους Διευθυντές Τομέων (πχ. Δ/νση Διοικητικού) και Β’ θέση για τους προϊσταμένους υπηρεσιών, μέλη Ε.ΔΙ.Π. και Ε.Τ.Ε.Π., Νομικό Σύμβουλο και μέλη του Διοικητικού Προσωπικού (βλ. «Νομοθεσία»: άρθρο 5 της υποπαραγράφου Δ.9 του Ν. 4336/2015).

ΙΙΙ. Μετακίνηση μέσω τρένου, λεωφορείου, μετρό: Μόνο τα εισιτήρια των αιτούντων/ουσών. 
* Α’ θέση για όλα τα μέλη Δ.Ε.Π. και τους Διευθυντές Τομέων και Β’ θέση μόνο για το εξωτερικό για τους προϊσταμένους υπηρεσιών, μέλη Ε.ΔΙ.Π. και Ε.Τ.Ε.Π., Νομικό Σύμβουλο και μέλη του Διοικητικού Προσωπικού.

IV. Μετακίνηση με ιδιωτικής  χρήσης μεταφορικό μέσο:

Εφαρμόζονται οι διατάξεις των άρθρων 6, 7 και 8 του Ν. 4336/2015.

• Η χρήση ΙΧ μεταφορικού μέσου γίνεται με προσωπική ευθύνη του μετακινούμενου οδηγού για τυχόν ατύχημα ή ζημία.
• Ως έδρα νοείται (σύμφωνα με τις διατάξεις του Ν. 2685/1999 και του άρθρου 23 παρ. 2 του Ν.4009/2011, όπως τροποποιήθηκε με τις διατάξεις του άρθρου 66 παρ. 2 του Ν. 4864/2021) η πόλη στην οποία λειτουργεί η υπηρεσία όπου υπηρετεί ο μετακινούμενος δημόσιος λειτουργός ή υπάλληλος.
• Το ύψος της χιλιομετρικής αποζημίωσης για τις μετακινήσεις εντός ή εκτός έδρας, όταν επιτρέπεται η χρησιμοποίηση ιδιωτικής χρήσης μεταφορικού μέσου, καθορίζεται με απόφαση του Υπουργού Οικονομικών. Με όμοια απόφαση μπορεί να καθορίζεται και το ανώτατο όριο των κατά μήνα χιλιομέτρων, που επιτρέπεται να πραγματοποιούν οι μετακινούμενοι με ιδιωτικής χρήσης μεταφορικά μέσα εκτός έδρας. Μετά την εξάντληση του ανωτέρω ορίου καταβάλλεται μόνο το αντίτιμο των εισιτηρίων των φθηνότερων μέσων μαζικής μεταφοράς.

3. Τα δικαιολογητικά της διαμονής:

• Εξοφλητική Απόδειξη-Τιμολόγιο παροχής υπηρεσιών στο όνομα των αιτούντων/ουσών απευθείας από το ξενοδοχείο ή από το ταξιδιωτικό γραφείο, μετρητοίς ή με κάρτα (απαραίτητη η προσκόμιση του αποκόμματος πληρωμής της κάρτας).
• Voucher ξενοδοχείου.
• Αν ο αιτών/ούσα διανυκτερεύσει σε φιλικό-συγγενικό σπίτι ή αν τα έξοδα της διαμονής του/της καλύπτονται από άλλο φορέα, θα πρέπει, αντί της εξοφλητικής απόδειξης, να υποβληθεί υπεύθυνη δήλωση με τη σχετική αναφορά.

 α.3. Ποσά εξόδων διανυκτέρευσης:

I. Σε ξενοδοχεία στην Ελλάδα (άρθρα 5 και 10 της υποπαραγράφου Δ.9 του Ν. 4336/2015): 

• Κατηγορία Ι, μέχρι 80 ευρώ ανά διανυκτέρευση για τα μέλη Δ.Ε.Π.και τους Διευθυντές Τομέων.
• Κατηγορία ΙΙ, μέχρι 60 ευρώ ανά διανυκτέρευση για τους προϊσταμένους υπηρεσιών, μέλη Ε.ΔΙ.Π. και Ε.Τ.Ε.Π.,Νομικό Σύμβουλο και μέλη του Διοικητικού Προσωπικού.

* Τα ανωτέρω ποσά προσαυξάνονται κατά είκοσι τοις εκατό (20%) για διαμονή εντός των ορίων των δήμων Αθηνών και Θεσσαλονίκης.

Σε περίπτωση διανυκτέρευσης σε κατάλυμα κόστους υψηλότερου του οριζόμενου, ανά κατηγορία παρούσα παράγραφο, η δαπάνη αναγνωρίζεται μέχρι του οριζόμενου αυτού ποσού. 

II. Σε ξενοδοχεία του εξωτερικού (άρθρα 5 και 19 της υποπαραγράφου Δ.9 του Ν. 4336/2015): 

• Κατηγορία Ι: μέχρι διακόσια είκοσι (220) ευρώ ανά διανυκτέρευση. 
• Κατηγορία ΙΙ, μέχρι εκατόν εξήντα (160) ευρώ ανά διανυκτέρευση.
• Σε περίπτωση διανυκτέρευσης στη Νέα Υόρκη και στην Ουάσιγκτον τα ανωτέρω ποσά προσαυξάνονται κατά εκατό (100) ευρώ.

* Η αποζημίωση των οδοιπορικών λαμβάνει χώρα μόνο μετά την επιστροφή του αιτούντος/-ουσης και αφού έχουν προσκομισθεί όλα τα απαραίτητα δικαιολογητικά.

β) Αιτήματα κάλυψης εξόδων μετακινήσεων και διαμονής προσώπων μη ανήκοντα στο προσωπικό του Ι.Π.:

1. Πριν από τη μετακίνηση, η Γραμματεία του οικείου Τμήματος αποστέλλει στο Τμήμα Προμηθειών για να εισηγηθεί στο Πρυτανικό Συμβούλιο την έγκριση της σχετικής δαπάνης:
   i. Διαβιβαστικό έγγραφο με συνημμένα τα παρακάτω:
   ii. Πρωτογενές αίτημα.
   iii. Την απόφαση της Συνέλευσης του Τμήματός του, στην οποία θα περιγράφεται πλήρως και αναλυτικά ο σκοπός της πρόσκλησης και το κόστος της μετακίνησης: εισιτήρια, διαμονή, ημερήσια αποζημίωση.
   iv. Άδεια μετακίνησης από την υπηρεσία του (αν πρόκειται για δημόσιο υπάλληλο).

Επίσης, στη συγκεκριμένη περίπτωση εφαρμόζονται και οι διατάξεις της υπ’ αριθμ. 2/73/ΔΕΠ Απόφασης του Υπουργού Οικονομικών («Δικαιολογητικά αναγνώρισης και εκκαθάρισης δαπανών μετακινουμένων εντός και εκτός της Επικράτειας», ΦΕΚ 20/τ.Β’/14-01-2016).

2. Μετά τη μετακίνηση υποβάλλονται στο Τμήμα Λογιστηρίου τα εξής: 
   i. Διαβιβαστικό έγγραφο
   ii. Εισιτήρια μέσων μαζικής μεταφοράς (λεωφορείο, τρένο, αεροπορικά εισιτήρια)
   iii. Αποδείξεις δαπανών διανυκτέρευσης  
   iv. Βεβαίωση Προέδρου Τμήματος περί πραγματοποίησης της διάλεξης

1. Υπεύθυνη Δήλωση του ενδιαφερομένου
2. Έντυπο ατομικών στοιχείων